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Integração entre áreas como ponto crítico

Segundo especialistas, o principal entrave está na falta de processos internos estruturados. Muitas empresas não dispõem de um RH organizado ou de assessoria contábil qualificada, o que aumenta o risco de erros nas informações enviadas ao eSocial.

As imprecisões ou atrasos podem levar as empresas à malha fiscal, comprometendo sua relação com a Receita Federal e aumentando a vulnerabilidade a autuações tributárias e trabalhistas.

O que mudou: do DIRF ao eSocial

Antes, a declaração de lucros dos sócios era feita manualmente na Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF). Hoje, essa informação deve ser enviada mensalmente ou trimestralmente, de acordo com o regime tributário da empresa. Essa mudança exige maior integração entre os setores fiscal, contábil e de RH.

Expectativas com a reforma tributária

Há perspectiva de simplificação a partir de 2026. Com a reforma tributária, a revisão da Tabela 03 do eSocial deve unificar declarações, integrando folha de pagamento, contabilidade e informações fiscais em uma única plataforma. A medida pretende reduzir redundância e melhorar a eficiência nas declarações.

No entanto, para beneficiar-se dessa evolução, o foco atual deve ser a preparação interna: reestruturação de processos e capacitação dos colaboradores são cruciais.

Recomendações para enfrentar os desafios

Para mitigar riscos e garantir conformidade com o eSocial, os responsáveis que lidam com o sistema podem investir em:

Capacitação imediata: oferecer treinamentos, cursos e atualizações contínuas às equipes envolvidas.

Revisão de processos internos: promover maior integração entre departamentos (fiscal, contábil e RH) e atualizar softwares de gestão.

Monitoramento contínuo: acompanhar prazos e consistência das informações enviadas, evitando falhas que possam ocasionar penalidades.

Preparação para a reforma: antecipar adaptações que permitam aproveitar a futura unificação dos dados no eSocial.

As novas exigências do eSocial elevam a complexidade das obrigações legais das empresas. A inclusão de IR e remuneração dos sócios impõe uma pressão maior sobre os controles internos e sistemas de informação. Mas, com foco em qualificação, integração entre áreas e adoção de tecnologia, as organizações podem superar os desafios atuais e se preparar para um sistema futuro mais ágil e eficiente._

A nova proposta do governo pode criar um teto na taxa cobrada pelas empresas que operam os vales, reduzir prazo de repasse dos valores aos lojistas e permitir a portabilidade do cartão do benefício. 

A redução sobre as taxas está sendo estudada porque a avaliação é de que o índice praticado hoje leva muitos estabelecimentos a não aceitarem o recurso. O valor máximo (teto) poderá ficar próximo de 3,5%. Integrantes do governo citam que, em alguns casos, as operadoras do benefício chegam a cobrar bem mais de 5%.

No caso da chamada portabilidade, o governo pretende permitir que o trabalhador possa trocar gratuitamente de empresa do cartão do benefício.

A expectativa do governo é de que isso aumente a concorrência do setor, reduza os custos para supermercados e restaurantes e barateie os alimentos. Isto porque há empresas interessadas em operar neste setor, mas elas alegam que as atuais regras criam barreiras para entrar neste mercado.

O governo federal estuda regulamentar o uso do benefício há mais de dois anos. A discussão voltou a ganhar força no começo do ano, em meio à procura por medidas que poderiam conter o aumento do preço dos alimentos.

Agora, apesar de a inflação estar mais controlada, o governo pretende finalizar a medida e as mudanças no Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT) foram levadas ao presidente Lula._

Objetivo da revisão

A Nota Técnica revisada apresenta ajustes necessários nos leiautes do eSocial, destacando:

Exclusão do {codIncFGTS} em S-1010 = [71], cuja atualização completa será tratada em nota posterior;

Mudanças retroativas na Tabela 03, com validade desde 01/01/2014 para os códigos [1015, 1799, 1811];

Inclusão e alteração de códigos em diversas tabelas, como os relativos a rubricas, pensão por morte e PIS sobre a folha de salários;

Novas regras para validações, como as que impedem a retificação de identificadores de eventos.

Alterações já implantadas

As mudanças que já estão em produção incluem:

S-1200: ajustes nas condições dos grupos {infoComplem} e {infoComplCont};

S-1210: alteração de validação para pagamentos a residentes fiscais no exterior;

S-2500 e S-2501: inclusão de novas regras de retificação e identificadores;

S-2555: exclusão de valores não aplicáveis no campo {procEmi};

S-5002: validações adicionais sobre pagamentos a residentes no exterior;

Tabelas:

Inclusão do código [9912] e alterações nas descrições dos códigos [6129, 9219 e 1099];

Inclusão de novos códigos na Tabela 18 (Lei nº 15.156/2025), Tabela 25 (pensão por morte da EC 103/2019) e Tabela 29 (PIS sobre a folha de salários).

Alterações futuras

Com previsão para implantação em 29/08/2025 no ambiente de produção e obrigatoriedade em 01/01/2026, destacam-se:

S-1010, S-1200, S-2200, S-2299 e S-2399: inclusão de novas regras de validação relacionadas ao {codIncCP} e ao {codIncFGTS};

Criação de campos: {notAFT} e {natRubr}, para registro de confissão de valores apurados pela Auditoria-Fiscal do Trabalho;

S-5003 e S-5013: ajustes para tornar {notAFT} e {natRubr} chaves de validação;

Tabelas 03, 18, 23: inclusão e alteração de códigos relativos a suspensão contratual, incidências previdenciárias e rubricas com novas regras de compatibilidade.

Regras de validação

Entre as novas regras criadas ou alteradas estão:

REGRA_VALIDA_CODINCCP_EXC_SEGURADO – garante uso adequado de rubricas vinculadas ao {codIncCP};

REGRA_ANOTACAO_JUDICIAL – permite associação de matrículas a registros previamente cadastrados;

REGRA_DEMONSTRATIVO e REGRA_EVENTOS_EXTEMP – contemplam lançamentos de confissão de valores e flexibilizam validações em eventos extemporâneos.

Impacto para empresas e contadores

As alterações reforçam a necessidade de atualização constante dos sistemas de folha de pagamento, contabilidade e gestão de pessoal.

Com parte das mudanças sendo obrigatórias somente em 2026, as empresas ganham tempo para revisar processos internos, treinar equipes e validar a conformidade de seus sistemas.

O acompanhamento dessas Notas Técnicas é essencial para evitar erros de transmissão, inconsistências de dados e possíveis autuações._

De acordo com Gabriel Santana Vieira, advogado trabalhista e sócio-proprietário do Grupo GSV, o PGR é um conjunto de ações estruturadas para identificar, avaliar, controlar e monitorar riscos ocupacionais. Sua implementação exige diagnóstico inicial, inventário de riscos, plano de ação, treinamentos e monitoramento contínuo.

“O não cumprimento impacta diretamente a segurança, a produtividade e a responsabilidade legal do empregador. Além das multas, que podem ultrapassar R$ 6 mil por infração, acumuladas por item e por empregado, há ainda riscos de ações trabalhistas, civis públicas e até responsabilidade criminal em caso de acidentes graves”, explica o advogado.

Para micro e pequenas empresas, há a possibilidade de adotar um PGR simplificado, com modelos prontos disponibilizados pelo governo ou entidades setoriais, reduzindo custos, mas sem abrir mão da efetividade. O advogado reforça que a ausência de registros e documentação pode comprometer a defesa das empresas em fiscalizações ou processos judiciais: “Sem atas, listas de presença, laudos e relatórios, a empresa não tem como comprovar que cumpriu suas obrigações. É a diferença entre indenizar e demonstrar diligência”.

Enquanto o jurídico atua na interpretação da legislação e prevenção de passivos, o RH é responsável por integrar treinamentos e manter registros. Juntos, transformam a NR 1 de mera obrigação legal em estratégia de proteção patrimonial e de imagem. A norma é eficaz na prevenção de acidentes e na melhoria das condições de trabalho, mas ainda enfrenta desafios relacionados à falta de cultura preventiva em muitas empresas e à baixa fiscalização em alguns setores.

“Cumprir a NR 1 não é apenas obrigação legal, mas investimento em produtividade, imagem e sustentabilidade. Empresas que adotam postura preventiva fortalecem sua defesa e criam ambientes de trabalho mais seguros e colaborativos”, conclui Vieira._

O relatório obtido com exclusividade aponta problemas como falta de registro formal de empregados, alojamentos inadequados, discriminação por idade e estado civil, excesso de jornada e ausência de políticas de prevenção ao assédio moral e sexual.

Em nota, o Grupo Madero afirmou que recebeu o relatório com atenção, investe em capacitação, alimentação e acompanhamento das equipes, e se mantém aberto ao diálogo com as autoridades para avaliar e implementar melhorias.

Modelo de gestão e vulnerabilidade de jovens

Auditores fiscais do trabalho destacaram que o modelo de gestão do Madero “viola direitos fundamentais” e aumenta a vulnerabilidade de jovens recrutados, especialmente em cidades do interior do Norte e Nordeste.

Segundo o relatório, os jovens eram enviados a unidades em outras regiões do país sem escolha do destino e, em alguns casos, iniciavam suas atividades antes do registro formal na carteira de trabalho.

Além disso, anúncios de contratação incluíam exigências de faixa etária entre 18 e 25 anos ou questionamentos obrigatórios sobre estado civil e filhos, práticas consideradas discriminatórias pela Lei nº 9.029/1995 e convenções da Organização Internacional do Trabalho (OIT).

Odete Cristina Pereira Reis, auditora fiscal que coordenou a ação, afirmou que foram encontrados “editais de contratação que pediam faixa etária específica, o que é proibido por lei. Isso gerou autos de infração por discriminação etária.”

Alojamentos e condições de trabalho

O relatório detalha regras rígidas nos alojamentos, descontos salariais variáveis e penalizações por descumprimento de normas internas, como não realizar faxina ou receber visitas.

Em alguns casos, os alojamentos ficavam a até 40 minutos a pé dos restaurantes, sem fornecimento de vale-transporte, inclusive para funcionários que encerravam o turno após a meia-noite.

Auditores identificaram ainda práticas de assédio moral organizacional, com monitoramento constante, metas de produtividade rígidas e campanhas como “funcionário do mês” baseadas em critérios subjetivos.

A rede também foi autuada por desrespeitar o direito à desconexão, já que os funcionários permaneciam sob vigilância contínua, inclusive nos alojamentos.

Autos de infração e potenciais multas

As 193 autuações foram aplicadas às unidades de Belo Horizonte (MG) e à matriz da empresa em Ponta Grossa (PR). Os autos de infração serão encaminhados a órgãos competentes, como o Ministério Público do Trabalho (MPT), Ministério Público Federal (MPF), Ministérios Públicos Estaduais, sindicatos e coordenações da Secretaria de Inspeção do Trabalho.

Cada infração pode gerar multas administrativas, cujo valor varia conforme a gravidade e o porte da empresa. A Secretaria de Inspeção do Trabalho (SIT) estima que o total possa alcançar R$ 3,4 milhões, valor que ainda está em análise e pode ser ajustado caso a empresa apresente defesa.

Possíveis medidas exigidas ao Madero

O Madero poderá ser obrigado a regularizar registros de empregados, adaptar alojamentos às normas legais e implementar medidas de prevenção ao assédio. Caso não cumpra essas exigências, a rede poderá enfrentar ações judiciais e novas fiscalizações mais rigorosas.

Odete Cristina destacou: “Nosso trabalho vai além das autuações e do relatório. Continuaremos atuando para ampliar a fiscalização e acompanhar a empresa, uma vez que as irregularidades foram comprovadas. O Ministério Público do Trabalho e outros órgãos também passarão a acompanhar os desdobramentos.”

Posicionamento do Grupo Madero

Em nota, o Grupo Madero reafirmou seu compromisso com o bem-estar dos colaboradores e destacou o papel social da empresa ao oferecer oportunidades de primeiro emprego a jovens, principalmente em regiões com escassez de mercado formal.

A rede também afirmou que investe em conforto, segurança, programas de capacitação, alimentação balanceada e acompanhamento constante das equipes.

O Madero declarou estar aberto ao diálogo com a SRTE/MG e demais autoridades para analisar cada ponto do relatório e implementar ajustes sempre que necessário, reforçando a transparência e cooperação como caminhos para contribuir com o desenvolvimento dos colaboradores e da sociedade.

A operação evidencia a necessidade de atenção rigorosa às normas trabalhistas, especialmente em relação a jovens e aprendizes. As irregularidades apontadas abrangem desde registro de empregados até alojamentos e práticas de assédio, refletindo a importância de fiscalização contínua para garantir direitos constitucionais e legais no ambiente de trabalho._